Privatlivspolitik

Dataansvarlig

Smart Service ApS, CVR-nr. 44313561, Fåreager 101, 2680 Solrød Strand, Danmark, er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Du kan kontakte os på kontakt@smartservice.dk eller +45 31 11 50 50.

Data vi indsamler

Afhængigt af din relation til os kan vi behandle følgende kategorier af oplysninger:

• Identitets- og kontaktoplysninger, herunder navn, adresse, e-mail og telefonnummer.

• Ordre-, leverings-, service- og betalingsoplysninger. Betalingskortoplysninger behandles af vores betalingsudbyder og ikke direkte af os.

• Oplysninger om din varmepumpe: type, mærke, model, antal indedele, placering og QR-mærkat.

• Servicerapporter og billeder fra besøget, fx af anlægget og typeskiltet.

• Når ingen er hjemme til et aftalt besøg: et billede, som servicepartneren tager som bevis for besøget, fx af hoveddøren.

• Henvendelser og oplysninger, du selv giver via formularer, e-mail eller telefon.

• Tekniske oplysninger, herunder browserens user-agent, IP-adresse, tidspunkt og oplysninger til botkontrol, sikkerhed og kompatibilitet.

• Loginbaserede flowhændelser, herunder gennemførte trin, fejl og afbrudte processer.

• Om du åbner de mails, vi sender, og hvilke links i dem du klikker på.

• Anonyme sidevisninger: hvilken side der blev vist, hvor besøget kom fra (fx en kampagne), browsertype, land og indlæsningstid. Uden id, cookies eller browserlager.

• Dine cookievalg og et anonymt bevis for hvert valg.

• Hvis du har givet samtykke til statistik: oplysninger om sidevisninger, navigation, trafikkilde, omtrentligt geografisk område, enhedstype og gennemførte bookinger.

• Hvis du har givet samtykke til marketing: oplysninger om annonceklik og bookingkonverteringer.

Formål og retsgrundlag

Vi behandler oplysninger for at besvare henvendelser, indgå og opfylde aftaler, levere produkter og service, håndtere betaling og bogføring, sikre hjemmesiden, identificere bots, undersøge fejl og forbedre det loginbaserede booking- og serviceflow. Efter samtykke bruger vi desuden Google Analytics til at forstå, hvordan besøgende finder og bruger vores sider, og Google Ads-konverteringsmåling til at vurdere effekten af vores annoncer.

Retsgrundlaget er navnlig GDPR artikel 6, stk. 1:

• litra b, når behandlingen er nødvendig for en aftale,

• litra c, når vi skal overholde en retlig forpligtelse, herunder bogføringsregler,

• litra f, for vores legitime interesse i sikkerhed, fejlfinding, forbedring af det flow, brugeren anvender, måling af vores mails, statistik uden cookies, servicepåmindelser og dokumentation af besøg,

• litra a, for statistik med Google Analytics og konverteringsmåling med Google Ads, som begge kun sker med dit samtykke.

Vi har vurderet, at den interne flowanalyse skal være begrænset, forventelig og uden brug til markedsføring eller automatiske afgørelser.

Servicepartnere

Vores besøg udføres af servicepartnere, som er selvstændige servicefirmaer. Når du bestiller gennem os, er vi dataansvarlige, og servicepartneren behandler dine oplysninger på vores vegne efter en databehandleraftale. Servicepartneren får dit navn, din adresse, dit telefonnummer, din e-mail og oplysninger om dit anlæg, så besøget kan udføres. Servicepartneren må ikke bruge oplysningerne til egen markedsføring.

Hvis du er kunde hos en servicepartner

En servicepartner kan selv oprette dig i vores system, fx hvis du allerede er kunde hos dem. Så er servicepartneren dataansvarlig for de oplysninger, og vi er databehandler. Har du spørgsmål til dem, skal du kontakte servicepartneren, men du er også velkommen til at skrive til os. Du kan være kunde hos flere servicepartnere på samme tid, fx med ét anlæg i dit hus og et andet i dit sommerhus.

Servicepåmindelser

Vi sender en påmindelse på mail eller SMS, når det er tid til service. Påmindelsen kan komme i navnet på den servicepartner, der passer dit anlæg. Vi gør det, fordi du er kunde, og det handler om service af det anlæg, du allerede har (markedsføringslovens § 10, stk. 2, og GDPR artikel 6, stk. 1, litra f). Du kan altid afmelde påmindelserne via linket i mailen.

Tracking, cookies og teknisk kontrol

Teknisk kompatibilitet og botkontrol

Når du besøger vores sider, registrerer vores servere og leverandører browserens user-agent, IP-adresse og tidspunkt i tekniske logfiler. Vi bruger dem til at beskytte tjenesten mod misbrug og bots, sikre teknisk kompatibilitet og finde fejl. Oplysningerne bruges ikke til at danne et browserfingeraftryk, genkende dig på tværs af besøg eller målrette annoncer, og de opbevares ikke længere, end formålet kræver.

Google Tag Manager og Google Consent Mode

Google Tag Manager bruges til teknisk at styre Google Analytics og Google Ads og er ikke i sig selv et selvstændigt formål. Google Tag Manager indlæses først, når du har givet samtykke til statistik eller marketing. Vi bruger Google Consent Mode til at give Google-tjenesterne besked om dine valg, så en tjeneste kun gemmer cookies og måler i den kategori, du har accepteret. Den interne flow- og fejlanalyse er adskilt fra Google Tag Manager, Google Analytics og Google Ads.

Statistik uden cookies

Vi bruger Framer Analytics på smartservice.dk og Cloudflare Web Analytics på booking.smartservice.dk til at tælle sidevisninger og måle, hvor hurtigt siderne indlæses. Målingen registrerer blandt andet sidens adresse, den side, du kom fra, browsertype og land. Den bruger ikke cookies eller browserlager og kan ikke genkende dig på tværs af besøg. På bookingsidens forside tæller vi desuden selv hvert besøg anonymt med, hvor besøget kom fra, så vi kan se, hvor mange der starter en booking. Tællingen har intet id og kan ikke kobles til dig eller til et senere login. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at drive og forbedre hjemmesiden, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.

Måling af vores mails

Vi sender mails via vores leverandør Resend. Vi registrerer, om en mail bliver leveret og åbnet, og om du klikker på et link i den. Åbninger måles med et usynligt billede i mailen, og klik måles ved, at linket går via Resend, før du sendes videre. Vi bruger det til at sikre, at servicepåmindelser, bekræftelser og rapporter når frem, og til at forbedre vores mails. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan undgå målingen af åbninger ved at slå billeder fra i dit mailprogram, og du kan altid gøre indsigelse.

Google Analytics (statistik og brugerrejser)

Når du har givet samtykke til statistik, bruger vi Google Analytics 4 til at forstå, hvordan besøgende finder og bruger smartservice.dk og booking.smartservice.dk. Vi måler blandt andet sidevisninger, navigation mellem sider, trafikkilde (fx kampagne), omtrentligt geografisk område, enhedstype og gennemførte bookinger. Ved en gennemført booking sender vi transaktions-id, bookingværdi, valuta og en generisk servicepost. Vi sender ikke navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, betalingsoplysninger, indhold fra formularer eller oplysninger fra den interne flowanalyse. Google Analytics kan sætte cookies med navne som _ga og _ga_*, der kan opbevares i op til 2 år.

Google Ads (marketing og konverteringsmåling)

Når du har givet samtykke til marketing, bruger vi Google Ads til at knytte et annonceklik til en senere booking og til at undgå dobbeltregistrering. Ved en bekræftet booking sender vi ordre-id, vores konverteringsværdi og valuta til Google Ads. Vi sender ikke navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, betalingsoplysninger eller oplysninger fra den interne flowanalyse i konverteringseventet. Personligt tilpassede annoncer er slået fra. Google Ads kan sætte cookies med navne som _gcl_*, der kan opbevares i op til 90 dage.

Kampagneparametre mellem vores sider

Hvis du kommer til smartservice.dk fra en annonce eller en kampagne, kan adressen indeholde kampagneparametre som utm_source eller gclid. Når du går videre til booking.smartservice.dk, kan disse parametre blive sendt med i linket, så dit senere valg om statistik og marketing kan knyttes til den kampagne, du kom fra. Parametrene gemmes ikke i cookies eller browserlager, før du har givet samtykke. Afviser du marketing, fjernes parametrene fra adressen og fra vores links, og de sendes ikke videre. Vores hjemmesideplatform Framer kan gemme kampagneparametrene i cookien framerFormsUTMTags. Vi sletter den med det samme, medmindre du har givet samtykke til marketing.

Intern flow- og fejlanalyse efter login

Når du er logget ind og anvender vores bookingsystem, registrerer vi relevante hændelser i flowet, herunder gennemførte trin, fejl, tidspunkt og hvor i flowet en proces afbrydes. Registreringen sker på vores server, når bookingsystemet henter eller gemmer oplysninger, og bruger ikke cookies eller browserlager. Oplysningerne kan knyttes til den konto, der er oprettet med navn og telefonnummer, så vi kan undersøge konkrete fejl, yde support og identificere steder, hvor brugere oplever problemer. Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at sikre en stabil tjeneste, løse fejl og forbedre det flow, du anvender, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysningerne bruges ikke til annoncering, personligt tilpasset markedsføring, profilering eller automatiske afgørelser og deles ikke med Google eller andre annonceplatforme. Vi begrænser registreringen til relevante hændelser, undgår fritekst og unødvendige personoplysninger og sletter eller anonymiserer oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige for fejlsøgning og forbedring af flowet. Du har ret til at gøre indsigelse mod denne behandling.

Samtykke og dine cookievalg

Ved dit første besøg vælger du i vores cookiebanner. Du kan tillade alle, afvise alle eller vælge under Tilpas, om du vil give samtykke til:

• Statistik og brugerrejser (Google Analytics)

• Marketing og konverteringsmåling (Google Ads)

Det er lige så let at afvise som at acceptere, og intet af det ovenstående aktiveres, før du har givet samtykke til den pågældende kategori. Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit valg via Cookie-indstillinger nederst på siden. Når du tilbagekalder et samtykke, sletter vi de cookies, der hører til kategorien. Tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er sket.

Den nødvendige cookie smart_service_cookie_consent gemmer dit valg på tværs af smartservice.dk og booking.smartservice.dk i op til 6 måneder. Den interne flow- og fejlanalyse efter login er ikke en del af samtykket. Den behandles efter legitim interesse og er underlagt din ret til indsigelse.

Vi gemmer et bevis for hvert valg, du træffer i cookiebanneret: et tilfældigt id fra samtykkecookien, hvilke kategorier du har accepteret og afvist, versionen af teksten, sproget, siden og tidspunktet. Vi gemmer ikke din IP-adresse. Vi gør det, fordi vi skal kunne dokumentere dit samtykke, jf. GDPR artikel 7, stk. 1, og artikel 6, stk. 1, litra c. Beviset opbevares i 3 år.

Modtagere og overførsler

Vi kan dele oplysninger med leverandører af hosting, betalingsløsninger, kundeservice, e-mail og IT-drift, når det er nødvendigt for deres opgaver. Oplysninger fra den interne flow- og fejlanalyse deles ikke med Google eller andre annonceplatforme.

Når du har givet samtykke til statistik, modtager Google de oplysninger, der er beskrevet under Google Analytics. Når du har givet samtykke til marketing, modtager Google oplysninger om annonceklik og den beskrevne bookingkonvertering.

Flere af leverandørerne kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. Sådanne overførsler sker på baggrund af et gyldigt overførselsgrundlag, herunder EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller EU-U.S. Data Privacy Framework, og relevante supplerende foranstaltninger.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt for de beskrevne formål eller krævet ved lov:

• Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår.

• Servicerapporter, billeder og anlægshistorik gemmes, så længe anlægget er registreret hos os, og højst 5 år efter det seneste besøg.

• En servicepartners adgang til dig ophører 5 år efter partnerens seneste besøg hos dig, eller når partneren sletter dig som kunde.

• Billeder som bevis for et besøg, hvor ingen var hjemme, slettes, når sagen er afsluttet.

• Henvendelser og kundeoplysninger slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige, medmindre et retskrav eller en retlig forpligtelse kræver længere opbevaring.

• Tekniske kontroloplysninger og hændelser fra den interne flow- og fejlanalyse slettes eller anonymiseres, når de ikke længere er nødvendige for sikkerhed, fejlsøgning og forbedring af flowet.

• Bruger- og hændelsesdata i Google Analytics opbevares i op til 14 måneder efter seneste aktivitet.

• Samtykkecookien opbevares i op til 6 måneder.

• Google Analytics-cookies (_ga, _ga_*) kan opbevares i op til 2 år, og Google Ads-cookies (_gcl_*) i op til 90 dage, medmindre du tilbagekalder dit samtykke eller sletter dem tidligere.

• Beviset for dine cookievalg opbevares i 3 år.

• Oplysninger om levering, åbning og klik på mails opbevares i 1 år.

Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder adgangsstyring, krypteret transport, logning, leverandørstyring og løbende vurdering af sikkerhedsrisici. Adgang gives kun til personer, der har et arbejdsbetinget behov. Når vi fejlsøger i vores data, vises navne, adresser, e-mails og telefonnumre maskeret.

Dine rettigheder

Du kan efter omstændighederne anmode om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning og dataportabilitet samt gøre indsigelse mod behandling. Du har ret til at gøre indsigelse mod vores interne flow- og fejlanalyse, som er baseret på legitim interesse. Du kan altid gøre indsigelse mod direkte markedsføring og tilbagekalde et samtykke til statistik eller marketing via Cookie-indstillinger. Retten til sletning gælder ikke ubetinget, eksempelvis når vi fortsat skal opbevare oplysninger efter loven eller for at fastlægge et retskrav.

Kontakt og klage

Kontakt os på kontakt@smartservice.dk, hvis du har spørgsmål eller vil udøve dine rettigheder. Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon +45 33 19 32 00, www.datatilsynet.dk.

Ændringer

Vi opdaterer politikken, når vores behandling eller de anvendte tjenester ændrer sig. Den aktuelle version og dato offentliggøres her, og tidligere versioner kan fås ved at skrive til kontakt@smartservice.dk.